Im Februar und März 2024 wurde von uns eine Umfrage unter den Studierenden durchgeführt, um ihre Meinung zum Mailservice der TU Wien für Studierende herauszufinden. Auf dieser Seite veröffentlichen wir die Ergebnisse.
Demografie
Die Umfrage wurde von einer breiten Gruppe an Studierenden beantwortet – die Grafik zeigt das Semester der Inskription der Teilnehmenden.
Die meisten Teilnehmenden haben die Umfrage in Deutsch ausgefüllt. 6,3% nahmen unsere englische Version in Anspruch.
Die Antworten kamen von allen Fakultäten der TU Wien. Auffällig war die hohe Anzahl der Teilnehmenden von der Fakultät Informatik. 36,5% aller Antworten kamen von dieser Fakultät. Erklärbar ist das durch die fachliche Nähe zum Thema.
Zufriedenheit mit dem aktuellen Mailsystem
Das grundlegende Ziel der Umfrage war es zu eruieren, wie zufrieden die Studierenden mit ihrem Mailsystem sind. Dazu wurden den Teilnehmenden gebeten, Ihre Zufriedenheit in 13 Teilaspekten des Mailsystems abzugeben.
Auffällig ist wie kontrovers viele Aspekte des Mailsystems sind. So gaben sowohl 43% an, dass sie mit der Einbindung in externe Mail-Apps unzufrieden sind, aber auch 40% dass sie zufrieden sind.
Die am negativsten bewerteten Punkte sind die Benutzerfreundlichkeit der Zwei-Faktor Authentifizierung und die Einbindung in externe Mail-Apps. Am positivsten sticht der verfügbare Speicherplatz, sowie die Features und die Geschwindigkeit des Web-Interfaces heraus.
Vergleich zum alten System
Ca. 85% aller antwortenden Studierenden haben vor der Mailumstellung im Sommersemester bereits studiert und somit Erfahrung mit dem alten System. Diesen Personen wurden dieselben Fragen wie oben erneut gestellt, und zwar in Relation mit dem alten System.
Frage: Denke an das Studimail-System, das auf der TU vor der Umstellung im Jahr 2023 verwendet wurde: Wie bewertest du das heutige Studimail-System in Vergleich zu dem damaligen Studimail-System, nach dem Schema „Das heutige System ist in diesem Aspekt … im Vergleich zum damaligen System“
Auffällig ist hier, dass das neue System durchaus überwiegend positiver gesehen wird als das Alte. Dennoch gibt es einige Punkte die augenscheinlich ein Rückschritt waren – die Benutzerfreundlichkeit der Zwei-Faktor Authentifizierung und die Einbindung in externe Mail-Apps
Kommentare zur Mailumstellung
Die befragten Studis konnten in einem Freitextfeld Kommentare zur Mailumstellung im Jahr 2023 abgeben. Die folgenden Punkte haben sich in mehreren Antworten herauskristallisiert:
- Ablehnung der Abhängigkeit von Microsoft: Viele Studierende und Mitarbeitende kritisieren die Entscheidung, E-Mail-Dienste an Microsoft auszulagern, insbesondere weil die TU Wien zuvor einen eigenen Mailserver hatte. Es wird Bedenken geäußert, dass Microsoft als proprietäre Firma nicht vertrauenswürdig sei, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Autonomie. Es wird als problematisch gesehen, Daten an ein US-Unternehmen zu übergeben, das Daten sammelt und mit Behörden teilt.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Die verpflichtende Einführung der 2FA wird überwiegend als belastend und ineffizient beschrieben. Viele finden es lästig, sich regelmäßig neu anmelden zu müssen, und die Authentifizierung über Microsoft-Anwendungen wird als unnötig kompliziert und ressourcenintensiv empfunden. Einige berichten von technischen Problemen, wie fehlerhaften Benachrichtigungen oder Schwierigkeiten nach dem Wechsel des Geräts.
- Nutzererlebnis und technische Probleme: Das neue E-Mail-System wird oft als weniger benutzerfreundlich wahrgenommen, besonders im Vergleich zum vorherigen. Probleme mit der Integration in E-Mail-Clients wie Thunderbird, wiederholte Abmeldungen und eine eingeschränkte Funktionalität, insbesondere in mobilen Ansichten, werden häufig genannt. Auch Verzögerungen beim E-Mail-Zugriff und unklare Benachrichtigungen tragen zur Unzufriedenheit bei.
- Kommunikationsmängel bei der Umstellung: Die Art und Weise, wie die Umstellung kommuniziert wurde, wird von vielen als mangelhaft kritisiert. Es gab anscheinend nur eine einzige E-Mail, die die Migration ankündigte, und einige Studierende haben diese Information nie erhalten. Die Umstellung sei überraschend erfolgt, was bei vielen zu Verwirrung und Frustration führte.
- Datenschutzbedenken: Die Weitergabe von Daten an Microsoft ohne Zustimmung der Betroffenen ist ein zentrales Anliegen. Es wird mehrfach auf die fehlende Transparenz und die mangelnde Rücksprache mit den Studierenden hingewiesen. Zudem wird betont, dass die TU Wien als wissenschaftliche Einrichtung in der Lage sein sollte, ihre eigene IT-Infrastruktur zu betreiben, ohne auf externe Anbieter zurückgreifen zu müssen.
- Gespaltene Meinungen zur technischen Umsetzung: Während einige die technische Umsetzung der Migration loben und das neue System als effizienter oder moderner empfinden, sehen viele andere es als Rückschritt. Besonders der Vergleich zu vorherigen Systemen und die Beeinträchtigung der Funktionalität bei der E-Mail-Verwaltung führen zu Kritik. Positive Rückmeldungen beziehen sich meist auf die verbesserte Oberfläche und Funktionalität für jene, die Microsoft-Dienste bereits nutzen.
Vertrauen in das Mailsystem
Ungeachtet der einzelnen Features eines Services, ist das Vertrauen der Nutzer_innen natürlich integral. Nach der Umstellung des Mailsystems auf einen Service, der von Microsoft gehosted wird, wurde von vielen Seiten kritisiert, dass man kein Vertrauen in Microsoft hat.
Mit diesem Hintergrund wurden die Teilnehmenden nach ihrem Vertrauen in das aktuelle Mailsystem gefragt.
Auffällig ist hierbei, dass ein System das extern gehosted wird, enorm kontrovers wahrgenommen wird. 40% haben kein Vertrauen in so ein System. Bei einem lokal gehosteten System liegt dieser Anteil nur bei 4%.
Zur Erinnerung: Ca. ein Drittel unserer Antworten kommen von Informatik-Studierenden. Nachdem diese einen fachlichen Hintergrund zu diesem Thema aufweisen ist es natürlich interessant zu evaluieren, wie deren Meinung von der Gesamtmeinung abweicht.
In der folgenden Skala werden die Fragen von oben erneut abgebildet.
Diesmal wird zusätzlich eine Skala gezeigt, die nur die Antworten der Informatiker_innen unter den Antwortenden zeigt.
Konklusion
Die Ergebnisse zeigen einen klaren Handlungsauftrag an die TU Wien, die Auslagerung des Studimail-Services an Microsoft mittelfristig rückgängig zu machen. Wir als HTU setzen uns für eine datensouveräne IT-Infrastruktur der TU Wien ein, die insbesondere die kritischen Services und jene, welche persönliche Daten verarbeiten umfassen.