Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die

Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Technischen Universität Wien
Wiedner
Hauptstraße 8-10
1040 Wien

☎+43-1-58801-49501
📠 +43-1-58801-49598
📧 dsgvo[ät]htu.at

II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Bitte richten Sie Ihre datenschutzrechtlichen Anfragen an die folgende E-Mail Adresse:

dsgvo[ät]htu.at .

Boris Treml ist der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen. Der Datenschutzbeauftragte ist unter office@digimox.at zu erreichen.

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Der Verantwortliche verarbeitet auf der Rechtsgrundlage des Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetzes, des Universitätsgesetzes und verwandter Gesetze und Verordnungen Ihre personenbezogenen Daten. Das umfasst insbesonders das Mitgliederverzeichnis gemäß HSG § 13 (4) sowie die Wähler_innen-evidenz.

Im Mitgliederverzeichnis finden sich Informationen zu Name, Anschrift, e-mail Adresse sowie Daten zu den betriebenen Studien.

Weitere Verarbeitungstätigkeiten sind im Abschnitt „IV. Spezielle Datenverarbeitung“ beschrieben.

Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung der Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der unser Unternehmen unterliegt, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3. Auftragsdatenverarbeitervertrag

Zur Umsetzung all jener Leistungen, die wir im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erbringen, kann es vorkommen, dass wir die Dienste Dritter (sogenannte Auftragsverarbeiter iSd Art 28 DSGVO) in Anspruch nehmen. Sollten wir personenbezogenen Daten an diese Auftragsverarbeiter übermitteln, so geschieht dies ausschließlich auf der Grundlage von Auftragsdatenverarbeitervereinbarung. Übermitteln wir personenbezogene Daten an Drittländer, prüfen wir, ob das Drittland über ein dem Risiko entsprechendes Datenschutzniveau verfügt. Bei der Risikobeurteilung berücksichtigten wir die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person. Mit Auftragsverarbeitern, die einen Sitz in einem Drittland haben, schließen wir die Standardvertragsklauseln iSd Art 44ff DSGVO ab.

4. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.

Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

IV. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie über folgende Informationen Auskunft verlangen:

(1) die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden

(2) die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden

(3) die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden

(4) die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer

(5) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung

(6) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde

(7) alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden

(8) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling, gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

(1) wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen

(2) wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist

(3) wenn der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen

(4) wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen durchgeführt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

4. Recht auf Löschung

a) Löschungspflicht

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

(1) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.

(2) Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

(3) Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.

(4) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

(5) Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.

(6) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b) Information an Dritte

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen – auch technischer Art – um jene Verantwortliche für die Datenverarbeitung, die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder zu Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c) Ausnahmen

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:

(1) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information

(2) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, welche die Verarbeitung nach dem Recht der Union, oder dem Recht der Mitgliedstaaten dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe die im öffentlichen Interesse liegt oder welche in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde

(3) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO

(4) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt

(5) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

5. Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, so ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung bzw. Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern:

(1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und (2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt

In der Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

7. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung:

(1) für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist

(2) aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten (3) mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener

Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden. Hinsichtlich der in (1) und (3) genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, das Recht auf Darlegung des eigenen Standpunkts und das Recht auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

10. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat

Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

IV. Spezielle Datenverarbeitung

Corona Contact Tracing

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die HTU Wien betreibt ein Service zum sicheren Erfassen der Kontaktdaten von Besucher:innen von Veranstaltungen und Räumlichkeiten der HTU Wien. Die Daten werden ausschließlich zur Kontaktpersonen-Verfolgung im Falle eines Corona-Verdachtsfalls in dem angegebenen Bereich entschlüsselt und ausgewertet. Es werden folgende Daten erfasst:

Für Räumlichkeiten:

  • Lernraum
  • Matrikelnummer
  • Zeitstempel (Datum & Uhrzeit)

Für Veranstaltungen:

  • Veranstaltungsbezeichnung
  • Vorname
  • Nachname

· Kontaktmöglichkeit (Telefonnummer oder Mailadresse)

  • TU-Matrikelnummer (optional)

2. Kategorien der personenbezogenen Daten

Studierende, Mitarbeiter:innen, ehrenamtliche Mitarbeiter:innen, Besucher:innen von Veranstaltungen

3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Diese ergibt sich aus einer rechtlichen Verpflichtung durch die Maßnahmenverordnung (2. COVID-19-MV) sowie bei Mitarbeiter:innen dem Kollektiv-Arbeitsvertrag.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Kontaktdatenerhebung zur Kontaktpersonen-Verfolgung im Falle eines Corona-Verdachtsfalls.

5. Dauer der Verarbeitung

Die erhobenen Daten werden für 28 Tage gespeichert.

6. Internationaler Datentransfer

Die Verarbeitung findet ausschließlich in der EU, dem EWR oder in einem Land statt, das über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügt.

HTU Wichtelspiel

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die HTU Wien betreibt ein Service zum Durchführen des jährlichen Wichtel Spiels. Die erfassten Daten werden ausschließlich für die Durchführung von diesem verwendet. Es werden folgende Daten erfasst:

  • Name
  • Mailadresse
  • Zugehörigkeit (optional)

2. Kategorien der personenbezogenen Daten

Studierende, Mitarbeiter:innen und ehrenamtliche Mitarbeiter:innen

3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Diese ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO, der Einwilligung zur Datenverarbeitung. Wir möchten darauf hinweisen, dass es sich hierbei um eine freiwillige Zustimmung handelt. Es handelt sich hierbei um einen optionalen Service der HTU. Ohne Einwilligung zur Datenverarbeitung ist eine Teilnahme rechtlich nicht möglich, da wir die erfassten Daten zur Durchführung des Spiels verarbeiten müssen.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Durchführung des Wichtel Spiels an der HTU.

5. Dauer der Verarbeitung

Die erhobenen Daten werden bis zum Ende des Wichtel Spiels gespeichert und nach Beendigung von diesem, am darauffolgenden Arbeitstag, gelöscht.

6. Internationaler Datentransfer

Die Verarbeitung findet ausschließlich in der EU, dem EWR oder in einem Land statt, das über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügt.

Bewerbungen

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die übermittelten Daten, werden für das Bewerbungsverfahren benötigt. Eine Übermittlung ist nicht verpflichtend, ohne Zusendung von personenbezogenen Daten, ist aber die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und somit eine Bewerbung auf die angegebene Stelle nicht möglich.

Daten werden uns entweder aktiv zugesendet, bzw. von uns im Laufe des Bewerbungsverfahrens angefragt. Weiters können Notizen unsereseits angefertigt werden. Die Bewerbungsunterlagen sind nur einem eingeschränkten Personenkreis zugänglich.

2. Kategorien der personenbezogenen Daten

Bewerber:innen

3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Diese ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, auf rechtlicher Grundlage eines überwiegenden berechtigten Interesses den Bewerbungsprozess effizient durchzuführen. Weiters kommt Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO, die Grundlage der Notwendigkeit zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zum Tragen.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

5. Dauer der Verarbeitung

Laut §4 Abs. 4 HS-DVV müssen Bewerbungen für mindestens 2 Jahre aufgehoben werden.

6. Internationaler Datentransfer

Die Verarbeitung findet ausschließlich in der EU, dem EWR oder in einem Land statt, das über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügt.