Die HTU bietet verschiedene IT-Services für Referate und deren Mitglieder an. Diese Tools sollen euch bei der Zusammenarbeit, Kommunikation und Verwaltung unterstützen.
Bei Fragen könnt ihr euch jederzeit an die HTU Admins (admin@htu.at) wenden oder zu den Öffnungszeiten (siehe htu.at) im Admin-Büro vorbeischauen.
☁️ Cloud & Dateimanagement
HTU Cloud (Nextcloud)
Die HTU Cloud ist unter cloud.htu.at erreichbar. Hier könnt ihr Dateien speichern, gemeinsam bearbeiten und mit anderen teilen.
Gruppenordner
Wir können spezielle Gruppenordner für euer Referat einrichten. Diese Ordner erscheinen dann automatisch bei allen aktuellen Referatsmitgliedern. Bei Bedarf erstellen wir auch mehrere Ordner, beispielsweise für unterschiedliche Sub-Teams (wie etwa ein eigenes „Admin-Team“ im InfraRef).
Wir empfehlen stark, alle referatsrelevanten Dateien und Projekte in diesen Gruppenordnern abzuspeichern. Der große Vorteil dabei ist, dass bei einem Personalwechsel auch eure Nachfolger_innen sofort Zugriff auf alle wichtigen Dokumente haben und kein Wissen verloren geht.
Gruppenkalender
Zusätzlich zu den Ordnern können wir auch Gruppenkalender für euer Referat einrichten – bei Bedarf auch mehr als einen. Diese eignen sich hervorragend für gemeinsame Jour Fixe, zur Koordination von Anwesenheiten oder um Besprechungen zentral zu planen.
🔗 Guides zur Einrichtung:
Besprechungsraum reservieren
Der HTU Besprechungsraum kann ebenfalls über die HTU Cloud reserviert werden. Geht dafür wie folgt vor:
- Meldet euch in der Cloud an und wechselt auf den Tab Kalender.
- Klickt auf den gewünschten Tag, um einen Termin einzutragen („+ Ereignis“).
- Wichtig: Wählt links oben als Kalender „HTU Besprechungsraum (Cloud Share)“ aus, damit der Termin im korrekten Kalender landet.
✉️ Kommunikation
HTU Mail-Adresse
Jedes Referatsmitglied erhält eine persönliche HTU-Mail-Adresse in den Formaten htu-username@htu.at und vorname.nachname@htu.at.
An diese Adresse werden viele wichtige Mails der Ebene verschickt. Bitte schaut auf jeden Fall regelmäßig hinein oder richtet sie direkt auf eurem eigenen Mailclient am Smartphone oder Laptop ein.
- Webmail: webmail.htu.at
- 🔗 Guide: Konfigurationsoblikationen für Mailclients
Mail-Verteiler
Wir können für euch Mailverteiler einrichten. Nachrichten, die an einen Verteiler gesendet werden, werden dann direkt auf eure persönliche @htu.at Mail zugestellt.
Standardmäßig besitzt jedes Referat bereits einen internen Verteiler (z.B. bipol-intern@htu.at). Über diesen könnt ihr reibungslos interne Mails an alle Referatsmitglieder verschicken und empfangt darüber auch alle Nachrichten, die an den großen Referate-Verteiler gesendet werden.
Ticketsystem
Das Ticketsystem erreicht ihr unter ticket.htu.at.
Ein Ticketsystem ist besonders für beratende Referate, die viele Anfragen von Studierenden bekommen, sehr hilfreich. Es funktioniert als Shared Mailbox, auf die alle Referatsmitglieder Zugriff haben. Eingehende Anfragen werden als „Tickets“ angelegt, die bestimmten Personen zugewiesen werden können. Dadurch geht nichts verloren und ihr vermeidet, dass Anfragen doppelt bearbeitet werden. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass das Archiv erhalten bleibt: So könnt ihr einfach nachschauen, wie das Referat bei einem ähnlichen Fall vor ein paar Jahren vorgegangen ist.
Bei Bedarf können wir auch weitere, getrennte Mailboxen für Sub-Teams einrichten.
HTU Chat (Zulip)
Auf zulip.htu.at können wir Chat-Räume für Referate erstellen. Für die interne Kommunikation des Referats empfehlen wir prinzipiell die Verwendung vom HTU Chat oder sicheren alternativen Messengern wie TUmatrix oder Signal.
🖥️ Infrastruktur & Hardware
Referate PCs & Software
Die meisten Referate haben PCs in ihren Büros stehen. Standardmäßig sind hier grundlegende Tools wie ein Browser, eine Office Suite usw. installiert. Der Login an diesen Rechnern erfolgt über ein eigenes Passwort, welches wir gesondert vergeben. Bitte kommt dafür bei den Admin-Öffnungszeiten vorbei, dann können wir euch einen entsprechenden Account erstellen.
Je nach Referat sind verschiedene Softwares zusätzlich installiert. Braucht ihr Spezialsoftware (z.B. Adobe Creative Cloud)? Meldet euch einfach unter software@htu.at.
HTU Drucker Account
Das Web-Interface für den Drucker erreicht ihr unter htuprinter.htu.tuwien.ac.at.
Ihr habt als Referat einen Gruppen-Account und könnt damit kostenlos auf dem Drucker im Lernraum für eure Referatstätigkeiten drucken (bitte der Umwelt zuliebe dennoch minimieren / Papier sparen). Für die Zugangsdaten kontaktiert bitte admin@htu.at.
🔗 Guide: Anleitungen zum Drucken
HTU Passwort-Manager
Der sichere Passwort-Manager für Referate ist unter pw.htu.at erreichbar. Dieser Service ist nicht an den HTU Login gebunden (erfordert also einen separaten Account) und kann mit der App oder Browser-Erweiterung „Bitwarden“ auf dem Smartphone und Laptop genutzt werden.
Achtung zum Thema Sicherheit: Die Passwörter werden bei diesem System Ende-zu-Ende verschlüsselt gespeichert. Das bedeutet, dass selbst wir als Admins technisch keinen Zugriff auf eure Passwörter haben. Wenn ihr daher euer pw.htu.at Passwort vergesst, können wir es nicht wiederherstellen oder zurücksetzen! Wenn das passiert, gehen alle darin gespeicherten Passwörter unwiederbringlich verloren. Bitte merkt euch das Master-Passwort gut.
Die Referatsleitung kann selbstständig Mitglieder hinzufügen:
- Auf pw.htu.at anmelden.
- Auf den Tab “Admin Console” wechseln (unten links).
- Links oben die Referatsgruppe auswählen.
- Unter “Members” -> “+ Invite Member” das Mitglied per
@htu.atMail hinzufügen. - Das Mitglied muss sich einen Account erstellen und die Mitgliedschaft akzeptieren.
- Anschließend muss die Referatsleitung wieder auf den “Members” Tab gehen und beim entsprechenden Nutzer auf “Confirm” klicken.
📅 Web & Öffentlichkeitsarbeit
Website (htu.at)
Jedes Referatsmitglied kann eigenständig Inhalte für das eigene Referat auf htu.at erstellen und bearbeiten. Der Login erfolgt unter: htu.at/wp-login.php Wenn ihr eingeloggt seid, könnt ihr auf der eigentlichen Webseite einfach oben im schwarzen Menüband auf „Seite bearbeiten“ oder „Beitrag bearbeiten“ klicken.
Formulare vs. Survey
Wir stellen zwei unterschiedliche Lösungen für Datenerhebungen, Anmeldungen und Umfragen bereit:
- Formulare (forms.htu.at): Dieses Tool eignet sich am besten, wenn ihr gezielt Daten von Personen abfragen möchtet, zum Beispiel für eine simple Anmeldung zu einem Stammtisch, das Abonnieren eines Newsletters oder Kontaktformulare. Referatsmitglieder können diese Formulare erstellen und verwalten.
Hier kommt ihr zur Erstellungsoberfläche. - Survey (s.htu.at/admin): Hierbei handelt es sich um eine LimeSurvey-Instanz. Diese ist im Gegensatz zu den Webformularen speziell für längere Erhebungen, echte Umfragen und das Einholen von Feedback bei Studierenden gedacht (z.B. mit komplexen Fragen-Logiken oder garantiert anonymen Auswertungen). Die Anmeldung erfolgt hier, indem ihr die Methode auf „LDAP“ schaltet und euch mit dem HTU Login anmeldet
Eventkalender und Booking
Auch für Veranstaltungen bieten wir verschiedene Tools:
- Eventkalender (events.htu.at): Eignet sich primär für die reine Ankündigung eurer Events. Zur Anmeldung am System verwendet ihr hier euren TU Login (es ist nicht mit dem HTU Login verbunden!). Das bedeutet auch, dass ihr in den Referaten selbstständig neue Mitglieder in eure Gruppen aufnehmen oder entfernen müsst. Falls das gesamte Referat keinen Zugriff mehr hat, meldet euch bei uns. Zum Erstellen von Ankündigungen geht ihr auf
/groups/me, wählt eure Gruppe und klickt auf „+ Create an event“. Da die im Kalender integrierte Anmeldefunktion sehr eingeschränkt ist, eignet sich für echte Ticket-Anmeldungen eher das HTU Booking. - HTU Booking (booking.htu.at): Das ist unser Tool für komplexe Event-Anmeldungen und Ticketverkäufe. Es basiert auf Pretix und bietet sehr viele Funktionen. Da das System entsprechend etwas komplizierter in der Bedienung ist, könnt ihr uns bei Bedarf gerne an
admin@htu.atschreiben. Wir können uns gerne mit euch zusammensetzen und euch das System persönlich erklären. Der Login ins Backend ist unter pretix.htu.at/control/ zu finden (bitte HTU SSO als Loginmethode wählen).
🛠️ Wissensmanagement & Sonstiges
Wiki / Wissensmanagement
- Colab (colab.htu.at): Unser aktuelles Shared Wiki für allgemeine HTU Informationen sowie die einzelnen Tätigkeiten eurer Referate. Wenn ihr einen neuen Space für euer Referat wollt, schreibt uns gerne. Achtung: Das System wird in absehbarer Zeit ersetzt. Der Hersteller Atlassian wartet das Server-System künftig nicht mehr, wodurch Colab in unserer Version nur noch bis März 2029 verfügbar sein wird.
- Outline (outline.htu.at): Dies ist unsere experimentelle Alternative zum bestehenden Shared Wiki und befindet sich aktuell im Beta-Modus. Wir testen Outline gerade als möglichen Nachfolger für Colab.
- Jira (jira.htu.at): Ein detailliertes Projektmanagement-Tool der gleichen Software-Firma wie Colab. Es kann bei Bedarf von Referaten genutzt werden. Auch hier gilt: Die Wartung durch den Hersteller endet, Jira wird bei uns folglich ebenfalls nur noch bis März 2029 verfügbar sein.
Amazon Bestellungen
Referatsmitglieder können Produkte direkt auf Rechnung bei Amazon bestellen. Die entsprechende Bestellung landet danach ohne manuellen Aufwand direkt beim Wirtschaftsreferat (WiRef) zur Verbuchung und Bestätigung. (TODO Luca: Hier wird noch ergänzt, wie genau ihr den Account nutzen könnt und auf was ihr achten müsst.)
Anonyme Meldestelle
Wir können Referaten eine eigene Anonyme Meldestelle einrichten. Damit wird es Personen ermöglicht, komplett anonyme Meldungen an euer Referat heranzutragen. Das System bietet über ein Passwort in der Meldung den großen Vorteil, dass ihr als Referat bei etwaigen Unklarheiten sicher und geschützt (anonymisiert) Rückfragen an die meldende Person stellen könnt.